fbpx

W dobie cyfryzacji i rosnącej liczby przetwarzanych danych osobowych, ochrona prywatności staje się kluczowym zagadnieniem. Jednym ze sposobów na zapewnienie bezpieczeństwa danych jest powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD). Kiedy jest to konieczne? Czy każdy podmiot musi posiadać IOD? W tym wpisie przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, aby pomóc Państwu zrozumieć, kiedy powołanie IOD staje się obowiązkowe.

Kim jest Inspektor Ochrony Danych i kiedy jego powołanie jest konieczne?

Inspektor Ochrony Danych to w dużym uproszczeniu prawnik RODO, który odpowiedzialny jest za monitorowanie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz prowadzący doradztwo w zakresie ochrony danych. Zakres obowiązków IOD obejmuje m.in. prowadzenie stosownych rejestrów np. rejestru czynności przetwarzania danych, doradztwo w sprawach, związanych z ochroną danych osobowych oraz współpracę z organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych (Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Do obowiązków Inspektora należy także m.in. wspieranie wewnętrznych audytów, związanych z ochroną danych czy udzielanie porad w zakresie stosowanych lub przyjmowanych środków bezpieczeństwa dot. ochrony danych osobowych.

Powołanie IOD jest co do zasady fakultatywne, przy czym konieczne w przypadku instytucji publicznych oraz podmiotów przetwarzających dane na dużą skalę, szczególnie tych, które przetwarzają dane szczególnej kategorii lub wykonują systematyczne obserwacje osób. Co do zasady IOD powinien być wyznaczony w takich podmiotach jak: banki, agencje ubezpieczeniowe czy chociażby szpitale oraz przychodnie lekarskie. Z kolei IOD nie musi być wyznaczany m.in. u lekarzy prowadzących indywidualną praktykę lekarską czy radców prawnych oraz adwokatów, jeśli przetwarzają dane o wyrokach skazujących lub naruszeniach prawa.

Aby w sposób należyty powołać Inspektora, należy przygotować stosowne dokumenty, w szczególności należy pamiętać o zawarciu z IOD stosownej umowy na podstawie, której dojdzie do powierzenia mu obowiązków. Oprócz zawarcia umowy z Inspektorem, istotne jest również aby powołanego Inspektora zgłosić do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Powyższe powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jego powołania. Należy pamiętać, że zgłoszenie Inspektora może nastąpić wyłącznie w formie elektronicznej. W przypadku powołania Inspektora Ochrony Danych Osobowych niezbędna jest również realizacja stosownych obowiązków informacyjnych wobec osób, których podmiot przetwarzana dane osobowe.

Istotność stanowiska Inspektora Ochrony Danych

Stanowisko Inspektora Ochrony Danych może mieć kluczowe znaczenie dla funkcjonowania każdej organizacji przetwarzającej dane osobowe. W szczególności gdy przetwarzanie te odbywa się na masową skalę lub też istnieje wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane. Dzięki pracy IOD, podmioty są w stanie rzetelniej realizować wymagania wynikające m.in. z RODO jak i innych przepisów regulujących kwestie dot. ochrony danych osobowych.  Co istotne powołanie IOD może również zminimalizować ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych, a w przypadku ewentualnego naruszenia tych danych, usprawnić komunikacje z Urzędem Ochrony Danych Osobowych (UODO) jak i osobami, których dotyczy naruszenie. Co istotne powołanie IOD w podmiocie, pozwala również przenieść część zadań związanych z realizacją obowiązków wynikających z przepisów dot. ochrony danych osobowych właśnie na IOD, co powinno nie tylko pozytywnie wpłynąć na sposób realizacji ww. obowiązków, ale również znacząco odciążyć daną organizacje ww. zakresie – z reguły nie ma potrzeby zatrudniania nowych pracowników w tym obszarze działalności organizacji.

Warto dodać, że w sytuacjach, gdy podmiot podejmuje decyzje, mające istotny wpływ na prawa i wolności osób, których dane dotyczą, tj. klientów, pracowników czy jej kontrahentów, wsparcie Inspektora Ochrony Danych może okazać się nieocenione. Jego wiedza i doświadczenie pozwalają na zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych oraz mogą przyczynić się do uniknięcia nałożenia przez PUODO kar pieniężnych wynikających z nieprzestrzegania przepisów dot. ochrony danych osobowych.

Na sam koniec warto wskazać, że usługi Inspektora Danych Osobowych, nie muszą wiązać się z zatrudnianiem nowego pracownika, bowiem mogą być one przekazywane poza organizację. Tym samym funkcja Inspektora może być powierzona innej osobie niż pracownik organizacji (tzw. outsourcing usług).

Aby otrzymać jeszcze więcej informacji na temat zagadnienia związanego z powołaniem oraz rolą Inspektora Ochrony Danych Osobowych w organizacji, zapraszamy do lektury kolejnego wpisu w ramach cyklu: „Inspektor Ochrony Danych Osobowych w firmie”, który przedstawiać będzie informacje na temat tego jakie kompetencje, wiedzę oraz wykształcenie powinien mieć IOD, aby jego powołanie było zgodne z zaleceniami oraz wytycznymi PUODO w tym zakresie.