PRACA ZDALNA – projekt ustawy

W związku z trwającymi pracami nad wprowadzeniem do Kodeksu Pracy instytucji pracy zdalnej, poniżej przedstawimy podstawowe założenia projektu ustawy z dnia 16 lipca 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: Projekt lub Ustawa), którego celem ma być uregulowanie instytucji pracy zdalnej.

Podstawowe założenia pracy zdalnej:

• Uchylone zostaną przepisy regulujące telepracę. Wykonywanie pracy w formie telepracy będzie możliwe, maksymalnie, do upływu 6 miesięcy od dnia wejścia w życie Ustawy.

• Ustawa wprowadzi do polskiego systemu prawa pracy instytucję pracy zdalnej. Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą.

• Miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie mogło być miejsce zamieszkania pracownika.

• Powierzenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło mieć miejsce: - przy zawieraniu umowy o pracę albo – w trakcie zatrudnienia.

• Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy: - w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub – w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie będzie czasowo możliwe. Powyższe polecenie będzie mogło zostać zrealizowane pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Polecenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło zostać, przez pracodawcę, cofnięte w każdym czasie. A niezależnie, pracodawca będzie miał obowiązek cofnięcia polecenia pracy zdalnej w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych, które będą uniemożliwiać wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika (po uprzednim poinformowaniu go o wystąpieniu takiej sytuacji przez pracownika).

• Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez pracownika, o którym mowa w art. 142¹ 1 pkt 2 i 3 KP oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia; pracownika, który sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osoba pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, gdy posiada ona orzeczenie o niepełnosprawności. Pracodawca może takiego wniosku nie uwzględnić, wyłącznie gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Przyczynę odmowy pracodawca musi uzasadnić.

• Zasady wykonywania pracy będę musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeśli uzgodnienie nie będzie możliwe ze wszystkimi organizacjami, pracodawca uzgodni treść porozumienia z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych. Gdy nie dojdzie do zawarcia porozumienia w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowezasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określi w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

• Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne również, wtedy gdy porozumienie nie zostanie zawarte albo nie zostanie wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

• Porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową (organizacjami) albo regulamin wykonywania pracy zdalnej będą określały w szczególności:
• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów niezbędnych do dostosowania miejsca pracy zdalnej do jej wykonywania,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, lub ryczałtu rekompensujących koszty poniesione przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

• W przypadku, który wskazaliśmy w pkt. 8 powyżej regulacje dotyczące wykonywania pracy zdalnej, o których mowa w pkt. 9 powyżej będą zawarte w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

• Jeżeli pracodawca powierzy pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej przy zawarciu umowy o pracę, będzie zobowiązany uzupełnić przedstawiane pracownikowi warunki wykonywania pracy (art. 29 § 3 KP) o następujące informacje: - jednostkę organizacyjną, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika mającego wykonywać pracę zdalną; - wskazać pracownikowi osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę z nim i upoważniony do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia pracodawca przekaże pracownik powyższe informacje, najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

• Pracodawca będzie miał prawo do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania oraz w godzinach pracy pracownika. Kontrola nie będzie mogła naruszać prywatności pracownika, ani innych osób, które zamieszkują w tym samym gospodarstwie domowym. Będzie ją można przeprowadzić wyłącznie w sposób, który nie utrudni korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczenie.

• Jeżeli podjęcie pracy zdalnej nastąpi w trakcie zatrudnienia każda ze stron będzie miała nieograniczoną czasowo możliwość złożenia wiążącego wniosku o zakończenie pracy zdalnej. Strony ustalą termin, od którego nastąpi przywrócenie warunków wykonywania pracy stacjonarnie, nie może być on jednak dłuższy niż 30 dni. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

• Odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na rozpoczęcie pracy zdalnej (w trakcie zatrudnienia), a także jej zaprzestanie na wniosek, o którym mowa w pkt. 13 powyżej, nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę.

• Pracodawca będzie zobligowany do zapewnienia pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym również urządzenia techniczne, które będą niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, jak również zapewnić mu niezbędne do jej wykonywania szkolenia i pomoc techniczną.

• Pracodawca będzie miał obowiązek pokryć koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, w tym kosztów energii, którą zużył pracownik podczas pracy i które był zmuszony ponieść w celu uzyskania niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych.

• Pracownik będzie mógł otrzymać ekwiwalent pieniężny, którego wysokość ustali z pracodawcą. Ekwiwalent i inne dodatkowe koszty będą mogły zostać zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie uzależniona od przewidywanych kosztów, które pracownik poniesie w związku z wykonywaną przez siebie pracą zdalną.

• Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdanej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu, do których uprawniony będzie pracownik nie będzie stanowić przychodu pracownika opodatkowanego PIT.

• Zgodnie z założeniami Projektu pracownik wykonujący prace zdalnie nie będzie mógł być traktowany gorzej od innych pracowników, np. w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji. Ponadto, pracownik nie będzie ograniczony co do możliwości przebywanie na terenie zakładu pracy, kontraktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy.

• Szkolenia BHP dla osób, które przyjmowane są do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe, będzie mogło zostać przeprowadzone w całości zdalnie, a pracownicy będą mogli potwierdzić jego odbycie również w sposób elektroniczny.

• Zabronione będzie powierzanie pracownikowi pracującemu w sposób zdalny prac, które są szczególnie niebezpieczne oraz które mogą spowodować szkody w stosunku do pracownika lub jego mieszkania.

• Za organizacje stanowiska pracy zdalnej i jego ergonomię będzie odpowiadał

• W myśl planowanych zmian, wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe okazjonalnie przez nie więcej niż 24 dni w roku.

Na obecnym etapie procesu legislacyjnego, zostały zgłoszone przez partnerów społecznych uwagi do Projektu, dlatego będziemy sukcesywnie aktualizować informację o zmianach do niego wprowadzanych na poszczególnych etapach procesu legislacyjnego.